จัดการเอกสาร : จัดการปัญหาจุกจิกกวนใจในการทำงาน

document-management

ใช้เวลาอ่าน 2 นาที

แต่ละวันในที่ทำงานเราสามารถพบเจอปัญหาได้เสมอ หลายคนคงมีประสบการณ์ปวดหัวกับปัญหาจุกจิกกวนใจเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างหาเอกสารหรือไฟล์ไม่พบ (โดยเฉพาะเวลารีบ ๆ) จัดการงานไม่ทัน จำข้อมูลสลับกัน ส่งเอกสารผิด ลืมเวลานัด และอีกสารพัดเรื่องที่ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ปัญหาเหล่านี้แหละที่นำมาซึ่งความสูญเปล่ามากมาย ทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างน่าเสียดาย แต่ปัญหาเหล่านี้แก้ไขได้ด้วยการจัดการเอกสารและข้อมูล

การจัดการเอกสารและข้อมูลฟังดูเหมือนยุ่งยาก แต่ที่จริงแล้วก็คือการจัดระเบียบเอกสารให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการใช้นั่นเอง วิธีการก็ไม่มีอะไรซับซ้อน ยกตัวอย่างง่าย ๆ เช่น

1 ทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนแรกของการจัดการเอกสารก็คือการทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นนั่นเอง การทิ้งเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำเมื่อจะเริ่มจัดการเอกสาร เพราะเมื่อทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นแล้ว ก็จะเหลือเอกสารที่จำเป็นต้องจัดการไม่มาก ทำให้ประหยัดเวลาและพื้นที่จัดเก็บ ช่วยให้จัดการได้ง่ายขึ้นมากทีเดียว ตรงกันข้าม หากมีเอกสารมากเกินจำเป็น ไม่ว่าจะจัดระเบียบอย่างไร ก็ยังทำให้หยิบใช้หรือค้นหาได้ยากอยู่นั่นเอง

ตัวอย่างเอกสารที่ควรทิ้ง เช่น เอกสารที่เก็บไว้นานระยะหนึ่งแล้วไม่ได้ใช้ อาจจะ 1 ปี หรือหมดอายุของเอกสารแล้ว เอกสารที่มีสำเนาเก็บไว้ที่อื่น เอกสารที่เก็บเป็นรูปแบบไฟล์ไว้แล้ว ส่วนตัวอย่างเอกสารที่ควรเก็บ เช่น เอกสารที่ใช้บ่อย เอกสารสำคัญอย่างสัญญา

สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการทิ้งเอกสารก็คือ กำหนดความถี่ในการทิ้งเอกสาร อาจกำหนดว่าทิ้งเดือนละ 1 ครั้ง เพราะเมื่อเวลาผ่านไป ก็จะได้รับเอกสารใหม่มาอีก ถ้าไม่จัดการทิ้งอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ เอกสารที่ไม่ใช้ก็จะสะสมพอกพูนขึ้นมาอีก

ทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็น

ข้อควรระวังในการทิ้งเอกสาร

ถ้าเอกสารมีข้อมูลที่เป็นความลับ ทั้งข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลของบริษัท เมื่อจะทิ้ง ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าเอกสารถูกทำลายแล้ว อาจใช้เครื่องทำลายเอกสารก็ได้ เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญรั่วไหล
.
หลักการทิ้งเอกสารนี้ก็นำมาใช้กับการจัดการไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ได้ด้วยเช่นกัน ไฟล์ใดที่ไม่จำเป็นก็ลบทิ้งเรื่อย ๆ เพราะถ้าคอมพิวเตอร์มีไฟล์ที่ไม่จำเป็นมากเกินไป ก็จะเปลืองพื้นที่เก็บข้อมูลโดยไม่จำเป็น และเครื่องอาจทำงานช้าลงด้วย
.

นอกจากนี้ สำหรับคนที่ชอบใช้วิธีสแกนเอกสารเป็นไฟล์เก็บไว้ แม้เป็นวิธีที่ช่วยลดพื้นที่เก็บเอกสารที่เป็นกระดาษได้ แต่ก็ควรพิจารณาด้วยว่าจริง ๆ แล้วเอกสารนั้นจำเป็นต้องสแกนเก็บไว้หรือไม่ เพราะถ้าสแกนเอกสารทั้งหมดโดยไม่คำนึงว่าเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องเก็บหรือไม่ ก็จะเสียเวลาและพื้นที่ในคอมพิวเตอร์ไปโดยเปล่าประโยชน์

2 จัดการเอกสารด้วยแฟ้ม

หลังจากทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นจนเหลือแต่เอกสารที่จำเป็นแล้ว ขั้นต่อไปก็คือ จัดการเอกสารเพื่อให้ค้นหาและใช้งานง่ายด้วยแฟ้มชนิดต่าง ๆ

การจัดเอกสารใส่แฟ้ม จัดได้หลายแบบตามความเหมาะสมในการทำงาน เช่น จัดตามประเภทงานหรือโครงการ  จัดตามความคืบหน้าของงาน อย่าง “กำลังใช้งาน” “เก็บชั่วคราว” “ใช้เสร็จแล้ว” หรืออีกแบบหนึ่งก็คือ จัดตามความเร่งด่วน โดยใช้วิธีแยกใส่แฟ้มสีต่าง ๆ กัน

อีกเคล็ดลับหนึ่งที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายก็คือ ทำป้ายชื่อเอกสารติดไว้ที่แฟ้ม เพื่อจะได้เห็นทันทีว่าเอกสารในแฟ้มนั้นเป็นเอกสารอะไร เช่น ป้ายชื่อโครงการและวันที่ ป้ายชื่อลูกค้า

จัดการเอกสารด้วยแฟ้ม

3 จัดการโฟลเดอร์และไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์

เคล็ดลับการจัดการเอกสารทั้ง 2 ข้อข้างต้นสามารถนำไปใช้กับการจัดการไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์ได้ด้วย โดยให้ใช้วิธีคิดว่า ไฟล์ข้อมูล 1 ไฟล์ก็เหมือนเป็นเอกสาร 1 ฉบับ ดังนั้น ไฟล์ที่ไม่จำเป็นก็ควรจัดการลบทิ้งเป็นระยะ เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ไม่เปลืองพื้นที่เก็บข้อมูลโดยไม่จำเป็น

และการจัดแฟ้มเอกสารในคอมพิวเตอร์ก็ทำได้โดยการใช้โฟลเดอร์เป็นเหมือนแฟ้มเก็บเอกสาร แยกประเภทไฟล์ และตั้งชื่อทั้งไฟล์และโฟลเดอร์ให้ชัดเจน เข้าใจง่าย เพื่อให้ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่าย และรู้ว่าไฟล์ที่ต้องการอยู่ในโฟลเดอร์ไหน

จัดการโฟลเดอร์และไฟล์ข้อมูลในคอมพิวเตอร์

ข้อควรระวังในการจัดโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์

แบ่งโฟลเดอร์ตามหัวข้อไฟล์ ไม่ควรแบ่งตามแอพพลิเคชันหรือโปรแกรมที่ใช้ เช่น ไม่ควรแยกไฟล์หัวข้อเดียวกันที่ใช้โปรแกรม Word กับโปรแกรม Excel ไว้คนละโฟลเดอร์กัน เพราะจะทำให้ค้นหาไฟล์ได้ยากขึ้น
ไม่ควรแบ่งโฟลเดอร์ย่อยเกิน 3 ระดับ นั่นคือ ควรจะมีแค่ โฟลเดอร์ใหญ่ > โฟลเดอร์ย่อย > ไฟล์ เพียง 3 ระดับเท่านั้น เพราะถ้าแบ่งโฟลเดอร์ย่อยมากกว่านี้ จะทำให้สับสนว่าไฟล์ใดอยู่ในโฟลเดอร์ไหนกันแน่

 

สำหรับคนทำงานไม่ว่ามือใหม่หรือมือเก่า
เพียงแค่ลองนำเทคนิคการจัดการเอกสารข้างต้นนี้ไปปรับใช้กับงานของคุณ
ก็จะช่วยลดปัญหาความผิดพลาดจุกจิกไปได้มาก
และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานประจำวันของคุณได้แน่นอน


เนื้อหาบางส่วนจากหนังสือ เทคนิคการจัดการเอกสาร เวลา ความคิด เพื่องานและชีวิตที่ประสบความสำเร็จ

Santuary Publishing inc. / เขียน
ศิริลักษณ์ ศิริมาจันทร์ / แปล

เทคนิคการจัดการเอกสาร เวลา ความคิด เพื่องานและชีวิตที่ประสบความสำเร็จ